Σκοπός

Το σεμινάριο δεν θα λειτουργήσει με αμιγές εκπαιδευτικό περιεχόμενο που θα στηριχθεί αποκλειστικά στην τεχνική της Εισηγήσεως. Αντίθετα, αποβλέπει στην ενεργό συμμετοχή των ίδιων των συμμετεχόντων και στην αξιοποίηση της εμπειρίας τους.

Με τη μέθοδο των ασκήσεων, των παραδειγμάτων, των επεξηγήσεων θεωρητικών μοντέλων, της μελέτης περιπτώσεων, της ανάλυσης κρίσιμων στιγμών που ζουν οι πελάτες τους θα επιχειρηθεί η κατανόηση του συστήματος των σχέσεων στην καθημερινή ζωή.

• Παρουσίαση και μελέτη κλινικών περιστατικών (από τον διδάσκοντα αλλά κι από τους συμμετέχοντες)
• Παιχνίδια ρόλων, δυναμική ομάδας, ...

Ειδικότερα θα παρουσιαστούν:

• Έννοια και περιεχόμενο της Συναλλακτικής Ανάλυσης
• Εφαρμογές της Συναλλακτικής Ανάλυσης στη Συμβουλευτική
• Έννοια και περιεχόμενου του Νευρογλωσσικού Προγραμματισμού
• Εφαρμογές του Νευρογλωσσικού Προγραμματισμού

Σε γενικές γραμμές, το σεμινάριο αυτό, που θα ολοκληρωθεί σε 16 ώρες, αποβλέπει στην παροχή των γνώσεων και των μέσων εκείνων που θα επιτρέψουν στους συμμετέχοντες :

• να γίνουν πιο αποτελεσματικοί στην επικοινωνιακή τους σχέση,
• να μπορούν να αντιλαμβάνονται τους μηχανισμούς που υπεισέρχονται στη σχέση τους με τους άλλους,
• να αξιολογούν εποικοδομητικότερα τις δικές τους κοινωνικο-ψυχολογικές και επικοινωνιακές δυνατότητες,
• να συνειδητοποιήσουν ότι μπορούν, εάν το επιθυμούν, να προκαλέσουν θετικές αλλαγές στις ίδιες συμπεριφορές,
• να διαπιστώσουν τη δυνατότητα που έχουν να επηρεάζουν με ακεραιότητα και να συμβάλλουν αποτελεσματικά στην εξάλειψη ή στον περιορισμό των "συμπτωμάτων",
• να υποκινούν και να διαμορφώνουν κίνητρα εξέλιξης και αυτο-έκφρασης για τους πελάτες τους ,
• να βοηθούν στη βελτίωση της αυτο-εκτίμησης και των δημιουργικών δεξιοτήτων των πελατών τους και να τους βοηθούν να αξιοποιήσουν το προσωπικό τους δυναμικό
• να διαχειρίζονται, αποτελεσματικά, κριτικές καταστάσεις, συγκρούσεις…,
• να συμβάλλουν στην ανάπτυξη στρατηγικών που θα βοηθήσουν τους πελάτες τους να επιτύχουν τους στόχους που θέτουν.

Διάρκεια: 20 ώρες In-class ή Online

Το σεμινάριο απευθύνεται σε:

Το πρόγραμμα απευθύνεται σε υποψήφιες Βοηθούς Διοίκησης που επιθυμούν να ενταχθούν στην αγορά εργασίας, σε Βοηθούς Διοίκησης που επιθυμούν να βελτιώσουν τις δεξιότητες τους  και να λειτουργήσουν περισσότερο αποτελεσματικά με την εφαρμογή νέων μεθόδων, μοντέλων και τεχνικών καθώς και σε Βοηθούς Διοίκησης που επιθυμούν να αναβαθμίσουν το ρόλο τους  με εφαρμογές της σύγχρονης τεχνολογίας και της πληροφορικής.

Σκοποί Εκπαίδευσης:

Εργαλεία, μέθοδοι και τεχνικές άσκησης των  καθηκόντων της σύγχρονης Βοηθού Διοίκησης στη  σύγχρονη επιχείρηση.

Εκπαιδευτικές ενότητες:

Στο σύγχρονο απαιτητικό επιχειρηματικό κόσμο, η Βοηθός Διοίκησης είναι αλλά και θα είναι στο μέλλον, ένα πολύτιμο στέλεχος. Με πολλαπλά χαρακτηριστικά, δεξιότητες, ικανότητες,  επαγγελματισμό υψηλού επίπεδου έχει τεράστια συμβολή σε επιχειρήσεις και οργανισμούς υψηλών αποδόσεων, καθοριστικό ρόλο στην οργάνωση και εκτέλεση ιδιαίτερα σημαντικών δραστηριοτήτων αλλά και στην εικόνας της επιχείρησης και του οργανισμού.

• Ενότητα 1: Εισαγωγή
  
  • Καθήκοντα και αρμοδιότητες Βοηθού Διοίκησης
  • Ο ρόλος και η συμβολής της στις ομάδες και επιχειρήσεις υψηλών αποδόσεων
• Ενότητα 2: Βάζοντας στόχους
  
  • Η σημασία της στοχοθέτησης στην αποτελεσματικότητα της σύγχρονης Βοηθού Διοίκησης
  • Τα μοντέλα στοχοθεσίας SMART και CARAT
  • Η πυραμίδα των αποτελεσμάτων
• Ενότητα 3: Διαχείριση χρόνου και προτεραιοτήτων
  
  • The Eisenhower matrix
  • The ABCDE technique
  • ‘Κλέφτες’ χρόνου. Εντοπισμός και αποτελεσματική διαχείριση
  • Βέλτιστες πρακτικές
• Ενότητα 4: Αποτελεσματική επικοινωνία
  
  • Η έννοια και ο ορισμός της αποτελεσματικής επικοινωνίας
  • Η επικοινωνία σε ποσοστά
  • Γραπτός και προφορικός λόγος
  • The ABC model
  • H σημαντικότητα της "γλώσσας του σώματος"
  • Ενεργητική ακοή
  • Επικοινωνία με "θυμωμένα" άτομα
  • Αποτελεσματική διαχείριση παραπόνων
  • Εμπόδια επικοινωνίας
  • Τηλεφωνική επικοινωνία
  • Εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις
  • Διαχείριση "ψυχρών και ενοχλητικών" τηλεφωνημάτων
• Ενότητα 5: Οργάνωση και διαχείριση συναντήσεων
  
  • The PRARS model
  • Βέλτιστες πρακτικές, Πριν, Κατά τη διάρκεια και Μετά τη συνάντηση
• Ενότητα 6: Εφαρμογές πληροφορικής και Τεχνολογικά Tips
  
  • Οργάνωση των "υποχρεώσεών μου": Task Management with Outlook or Google
  • Αποστολή ομαδικών SMS. Ομαδικές τηλεφωνικές κλήσεις
  • Tips and Tricks for Microsoft Office Applications
    • AutoText- Auto translate in Word
    • Create links in charts with data in Excel
    • Προστασία αρχείων με κωδικό
  • Managing a Video: reduce size, trim
  • Speech to text apps
  • Επεξεργασία αρχείων PDF
  • Διαγραφή προσωρινών αρχείων
• Ενότητα 7: Προσωπική ανάπτυξη και βελτίωση
  
  • Ανάπτυξη, βελτίωση, ενίσχυση προσωπικού brand
  • SWOT analysis
  • Επιρροή και εμπιστοσύνη
• Action Plan

Μεθοδολογία:

In class διαδραστική προσέγγιση / video based Training που υποστηρίζεται από:

• Πρακτική εφαρμογή
• Ατομικές και ομαδικές ασκήσεις
• Προβολή video

Οφέλη παρακολούθησης:

Η αντίληψη και κατανόηση του καταλυτικού ρόλου και των  καθηκόντων της Βοηθού Διοίκησης στη σύγχρονη επιχείρηση.

Ο ρόλος της Bοηθού Διοίκησης στη σύγχρονη επιχείρηση

Μέρος 2ο:

• Προδιαγραφές Απαιτήσεων Εργασίας (Job Specification) Γραμματείας Συναισθηματικού Προτύπου Συναισθηματικές Ικανότητες, Δεξιότητες Γραμματέως, Συμπεριφορές Γραμματέως (Διεκδικητική, απαθής, επιθετική συμπεριφορά) 
• Μεθοδολογία διάχυσης συναισθηματικού προτύπου σε καθοριστικής σημασίας καθημερινές “Κοινωνικές Δεξιότητες” Γραμματέως (διαχείριση του χρόνου, διαχείριση διαφωνιών-συγκρούσεων, Γλώσσα σώματος, συναισθηματική νοημοσύνη,) .
• Μεθοδολογία αντιμετώπισης από την Γραμματέα θεμάτων στήριξης που απορρέουν από ανάθεση μέσω κοινωνικών δεξιοτήτων συναισθηματικού προτύπου (Λήψη αποφάσεων, αντιμετώπιση λαθών, ομαδική εργασία)

Σκοπός

Που απευθύνεται

 Απευθύνεται σε Γραμματείς Βοηθούς Διοίκησης, και μεσαία στελέχη επιχειρήσεων που εμπλέκονται στην Φιλοξενία Εμπορικών και Λοιπών Επισκεπτών μιας Επιχείρησης ή Οργανισμού (αντιπρόσωποι, ανώτατα στελέχη αντιπροσωπειών που εκπροσωπεί μια επιχείρηση, ελεγκτές, εκπαιδευτές, ομιλητές, τεχνικό συνεργείο, κ.ά.), δεν είναι εκπαιδευμένες στα τουριστικά επαγγέλματα

Περιεχόμενα

ΠΡΩΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 
Eνσυναίσθητο Συμφωνητικό Όρων και Εννοιών
Φιλοξενία | ιστορία – εννοιολογική προσέγγιση – αρχές φιλοξενίας – πρωτόκολλο - εκπαίδευση
Νομικά και Φυσικά Πρόσωπα Φιλοξενίας
Φιλοξενούμενος 
Οικοδέσποινα Εταιρία, Αρχή, ή Οικοδεσπότης Οργανισμός
Στελέχη Οικοδέσποινας Εταιρίας:  managers, γραμματείς, υπάλληλοι, εξωτερικοί συνεργάτες
Επικοινωνία
Διαπροσωπική
Τηλεφωνική
Γραπτή
Στάση Σώματος
Πρόσκληση
Συνιστώσες 
Εμπλεκόμενα μέρη
Διαπολιτισμική Φιλοξενία

ΔΕΥΤΕΡΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Προφίλ της/του Βοηθού Διοίκησης στην Φιλοξενία
Γνώσεις
Προσωπικότητα
Ανάλυση Χαρακτήρων
Εμφάνιση και Ενδυματολογικός Κώδικας
Λεκτική Επικοινωνία
Διαχείριση Γνώσεων και Πολλαπλών Επαγγελμάτων
Savoir Vivre
Swot Analysis
Προφίλ Φιλοξενούμενου
Θέση
Προσωπικότητα
Προσδοκίες
Ανάγκες
Ψυχολογία
Άγνωστα Σημεία 
Ιδιαίτεροι Χειρισμοί
Swot Analysis

ΤΡΙΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Αποτελεσματική Σύνταξη Κειμένων Προσκλήσεων
Εργαλεία Σύνταξης
Πρακτική Εφαρμογή σε ποικίλες περιπτώσεις προσκλήσεων
Αποτελεσματική Ανάγνωση Προσκλήσεων και Κειμένων Αποδοχής Προσκλήσεων
Μεθοδολογία Ανάγνωσης
Προϊόντα μεθοδολογίας:  πρόγραμμα, χρονοδιάγραμμα, πλάνο εργασιών, σχέδιο συνεργασιών, διαχείριση έργου, σύνταξη προϋπολογισμού 

ΤΕΤΑΡΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Προετοιμασία
Α΄  ΦΑΣΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ -ΠΡΟΕΡΓΑΣΙΑ
Ανάλυση Σκοπού Επίσκεψης και Στόχου Φιλοξενίας
Μεθοδολογία Πληροφόρησης
Αλληλογραφία με τον προσκεκλημένο:  κατηγοριοποίηση θεμάτων (επαγγελματικών ενδιαφερόντων, ψυχαγωγικών, πολιτιστικών κ.ά.)
Αλληλογραφία με τα εμπλεκόμενα μέρη της Οικοδέσποινας Εταιρίας: ενδοεπιχειρησιακά και συνεργάτες
Ενημέρωση Διεύθυνσης ή/και Διευθύνσεων
Τηλεφωνικές Κλήσεις
Χώροι Φιλοξενίας:  επαγγελματικοί, ανάπαυσης, εστίασης, παρουσίασης, χώροι ξενάγησης κ.λπ.
Πλάνο Επισκέψεων και Περιήγησης:  επαγγελματικές συναντήσεις, επισκέψεις 
Κρατήσεις (booking)
Κρατικές Αρχές
Σχεδιασμός Ημερήσιου Προγράμματος
Αλληλογραφία Αποδοχής Ημερήσιου Προγράμματος
Ατζέντα Στοιχείων Επικοινωνίας Συνεργατών
Γνωστοποίηση ιδιαιτεροτήτων που οφείλουμε να ενημερώσουμε να γνωρίζει ο προσκεκλημένος 

Β΄  ΦΑΣΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ -ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ
Διαχείριση έργου και Δομή Ανάλυσης εργασιών (WBS -Work Breakdown Structure)
η ομάδα | ρόλοι – αρμοδιότητες – συντονισμός (Πίνακας Κατανομής Ευθυνών –RAM)
Προϋπολογισμός κόστους φιλοξενίας 
το χρονοδιάγραμμα | πλάνο δράσης | εναλλακτικά πλάνα | ωράριο εργασίας
Παράλληλη προετοιμασία για φιλοξενία περισσότερων προσώπων ίδιας  ή άλλης κατηγορίας 

ΠΕΜΠΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Άφιξη - Υποδοχή
Ανά Σημείο Συνάντησης
Ανά Εκδήλωση
Ανά Προσωπικότητα
Ανά Εποχή του Έτους
Ανά διάρκεια διάρκεια ταξιδιού
Ανά παραμονή
Καταγραφή Πρώτων Εντυπώσεων και Χαρακτηρισμοί
Συστάσεις
Συνοδεία – Παρουσία ανά είδος εκδήλωσης (συμπόσιο, γεύμα, δείπνο, σύσκεψη κ.ά.)
Μέσα μεταφοράς και χρήση αυτών

ΕΚΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Παραμονή -  Διαμονή
Τήρηση Συμφωνημένου Ημερήσιου Προγράμματος και Ευελιξία Αλλαγών
Παροχές Διοικητικής Βοήθειας στον Προσκεκλημένο
Παροχές Εξυπηρέτησης για την άνετη διαμονή του
Εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια της παραμονής
Παρακολούθηση ικανοποίησης αναγκών του φιλοξενούμενου
Δελτίο Εποπτείας Συνεργατών
Τήρηση Πρακτικών Συναντήσεων

ΕΒΔΟΜΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Λήξη Παραμονής - Επιστροφή
Συνοδεία και Αποχαιρετισμός
Καταγραφή εντυπώσεων επισκέπτου
Επικοινωνία κατά τη διάρκεια του ταξιδιού επιστροφής του
Διαχείριση Κρίσης κατά την επιστροφή του
Επικοινωνία κατά την επιστροφή του στην έδρα του
Ευχαριστήρια Επιστολή
Επιστολή Παραπόνων
Διαχείριση Παραπόνων
Πρακτικά Συναντήσεων και Κοινοποίησή τους στον Επισκέπτη
Κλείσιμο Φακέλου Έργου Φιλοξενίας –Αρχειοθέτηση Έργου
Κατάσταση Φιλοξενίας της Βοηθού για το Επαγγελματικό της Προφίλ

ΟΓΔΟΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 
Workshop 
Βιβλιογραφία