Σκοπός

Που απευθύνεται

 Απευθύνεται σε Γραμματείς Βοηθούς Διοίκησης, και μεσαία στελέχη επιχειρήσεων που εμπλέκονται στην Φιλοξενία Εμπορικών και Λοιπών Επισκεπτών μιας Επιχείρησης ή Οργανισμού (αντιπρόσωποι, ανώτατα στελέχη αντιπροσωπειών που εκπροσωπεί μια επιχείρηση, ελεγκτές, εκπαιδευτές, ομιλητές, τεχνικό συνεργείο, κ.ά.), δεν είναι εκπαιδευμένες στα τουριστικά επαγγέλματα

Περιεχόμενα

ΠΡΩΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 
Eνσυναίσθητο Συμφωνητικό Όρων και Εννοιών
Φιλοξενία | ιστορία – εννοιολογική προσέγγιση – αρχές φιλοξενίας – πρωτόκολλο - εκπαίδευση
Νομικά και Φυσικά Πρόσωπα Φιλοξενίας
Φιλοξενούμενος 
Οικοδέσποινα Εταιρία, Αρχή, ή Οικοδεσπότης Οργανισμός
Στελέχη Οικοδέσποινας Εταιρίας:  managers, γραμματείς, υπάλληλοι, εξωτερικοί συνεργάτες
Επικοινωνία
Διαπροσωπική
Τηλεφωνική
Γραπτή
Στάση Σώματος
Πρόσκληση
Συνιστώσες 
Εμπλεκόμενα μέρη
Διαπολιτισμική Φιλοξενία

ΔΕΥΤΕΡΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Προφίλ της/του Βοηθού Διοίκησης στην Φιλοξενία
Γνώσεις
Προσωπικότητα
Ανάλυση Χαρακτήρων
Εμφάνιση και Ενδυματολογικός Κώδικας
Λεκτική Επικοινωνία
Διαχείριση Γνώσεων και Πολλαπλών Επαγγελμάτων
Savoir Vivre
Swot Analysis
Προφίλ Φιλοξενούμενου
Θέση
Προσωπικότητα
Προσδοκίες
Ανάγκες
Ψυχολογία
Άγνωστα Σημεία 
Ιδιαίτεροι Χειρισμοί
Swot Analysis

ΤΡΙΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Αποτελεσματική Σύνταξη Κειμένων Προσκλήσεων
Εργαλεία Σύνταξης
Πρακτική Εφαρμογή σε ποικίλες περιπτώσεις προσκλήσεων
Αποτελεσματική Ανάγνωση Προσκλήσεων και Κειμένων Αποδοχής Προσκλήσεων
Μεθοδολογία Ανάγνωσης
Προϊόντα μεθοδολογίας:  πρόγραμμα, χρονοδιάγραμμα, πλάνο εργασιών, σχέδιο συνεργασιών, διαχείριση έργου, σύνταξη προϋπολογισμού 

ΤΕΤΑΡΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Προετοιμασία
Α΄  ΦΑΣΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ -ΠΡΟΕΡΓΑΣΙΑ
Ανάλυση Σκοπού Επίσκεψης και Στόχου Φιλοξενίας
Μεθοδολογία Πληροφόρησης
Αλληλογραφία με τον προσκεκλημένο:  κατηγοριοποίηση θεμάτων (επαγγελματικών ενδιαφερόντων, ψυχαγωγικών, πολιτιστικών κ.ά.)
Αλληλογραφία με τα εμπλεκόμενα μέρη της Οικοδέσποινας Εταιρίας: ενδοεπιχειρησιακά και συνεργάτες
Ενημέρωση Διεύθυνσης ή/και Διευθύνσεων
Τηλεφωνικές Κλήσεις
Χώροι Φιλοξενίας:  επαγγελματικοί, ανάπαυσης, εστίασης, παρουσίασης, χώροι ξενάγησης κ.λπ.
Πλάνο Επισκέψεων και Περιήγησης:  επαγγελματικές συναντήσεις, επισκέψεις 
Κρατήσεις (booking)
Κρατικές Αρχές
Σχεδιασμός Ημερήσιου Προγράμματος
Αλληλογραφία Αποδοχής Ημερήσιου Προγράμματος
Ατζέντα Στοιχείων Επικοινωνίας Συνεργατών
Γνωστοποίηση ιδιαιτεροτήτων που οφείλουμε να ενημερώσουμε να γνωρίζει ο προσκεκλημένος 

Β΄  ΦΑΣΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ -ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ
Διαχείριση έργου και Δομή Ανάλυσης εργασιών (WBS -Work Breakdown Structure)
η ομάδα | ρόλοι – αρμοδιότητες – συντονισμός (Πίνακας Κατανομής Ευθυνών –RAM)
Προϋπολογισμός κόστους φιλοξενίας 
το χρονοδιάγραμμα | πλάνο δράσης | εναλλακτικά πλάνα | ωράριο εργασίας
Παράλληλη προετοιμασία για φιλοξενία περισσότερων προσώπων ίδιας  ή άλλης κατηγορίας 

ΠΕΜΠΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Άφιξη - Υποδοχή
Ανά Σημείο Συνάντησης
Ανά Εκδήλωση
Ανά Προσωπικότητα
Ανά Εποχή του Έτους
Ανά διάρκεια διάρκεια ταξιδιού
Ανά παραμονή
Καταγραφή Πρώτων Εντυπώσεων και Χαρακτηρισμοί
Συστάσεις
Συνοδεία – Παρουσία ανά είδος εκδήλωσης (συμπόσιο, γεύμα, δείπνο, σύσκεψη κ.ά.)
Μέσα μεταφοράς και χρήση αυτών

ΕΚΤΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Παραμονή -  Διαμονή
Τήρηση Συμφωνημένου Ημερήσιου Προγράμματος και Ευελιξία Αλλαγών
Παροχές Διοικητικής Βοήθειας στον Προσκεκλημένο
Παροχές Εξυπηρέτησης για την άνετη διαμονή του
Εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια της παραμονής
Παρακολούθηση ικανοποίησης αναγκών του φιλοξενούμενου
Δελτίο Εποπτείας Συνεργατών
Τήρηση Πρακτικών Συναντήσεων

ΕΒΔΟΜΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ
Λήξη Παραμονής - Επιστροφή
Συνοδεία και Αποχαιρετισμός
Καταγραφή εντυπώσεων επισκέπτου
Επικοινωνία κατά τη διάρκεια του ταξιδιού επιστροφής του
Διαχείριση Κρίσης κατά την επιστροφή του
Επικοινωνία κατά την επιστροφή του στην έδρα του
Ευχαριστήρια Επιστολή
Επιστολή Παραπόνων
Διαχείριση Παραπόνων
Πρακτικά Συναντήσεων και Κοινοποίησή τους στον Επισκέπτη
Κλείσιμο Φακέλου Έργου Φιλοξενίας –Αρχειοθέτηση Έργου
Κατάσταση Φιλοξενίας της Βοηθού για το Επαγγελματικό της Προφίλ

ΟΓΔΟΗ ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 
Workshop 
Βιβλιογραφία